El tiempo es oro. Maneras de ser más eficiente.

Time is gold

Ahora más que nunca el tiempo es oro y saber organizarse marcará la diferencia entre ser eficiente o mediocre. Los años que pasé trabajando como asistente de dirección me sirvieron para aprender más sobre el tema y quiero aprovechar este espacio para contaros los trucos que a mí me funcionan. Conocerte a ti mismo es el factor clave para empezar a trabajar y una vez que sabes como funcionas, tienes que aprender a manejar el estrés y las emociones.  La práctica hará que memorices las pautas y con el tiempo serás capaz de regularte inconscientemente. Al principio cuesta un poco, no te quiero engañar, pero merece la pena el esfuerzo.

El estrés

La sociedad actual se mueve a un ritmo frenético, sobre todo en las grandes ciudades. Madrid es una ciudad apasionante que me enamoró cuando llegué y allí pasé varios años maravillosos. Ahora vivo en una ciudad más pequeña y me siento mejor porque mi nivel de estrés es menor y más adecuado para mí. Cada persona necesita un determinado nivel de tensión para activarse, pero cuando el nivel es demasiado alto hace que seamos menos eficientes, cometamos más errores y nuestra salud se puede resentir. Digamos que hay tres niveles de estrés en cada uno de nosotros:

  • Bajo nivel de estrés. En este nivel nos aburrimos y estamos desmotivados.
  • Óptimo nivel de estrés. Este nivel es variable en cada persona y es el punto exacto en el que cada uno es más eficiente. Con un par de ejemplos será más fácil de entender.

1.- Hay personas a las que le pides hacer algo con urgencia y se agobian, su nivel de estrés se dispara y se encuentran completamente fuera de control, incluso es posible que sean incapaces de hacer la tarea debido a que su cerebro está en alerta máxima. Este tipo de personas tiene un bajo nivel de tolerancia al estrés y necesitan tiempo para asimilar, planificar y actuar.

2.- Un segundo grupo necesitará la presión de cumplir con el objetivo en el último minuto porque si tienen una semana se aburren, se distraen e incluso puede que llegado el momento se hayan olvidado del asunto. El corto plazo generará la presión adecuada para que las personas con alto nivel de tolerancia al estrés se sientan cómodas y actúen de forma eficiente.

  • Alto nivel de estrés. El nivel de alerta es muy elevado. Nuestro cuerpo soporta una gran presión porque es como si estuviésemos en la selva y acabamos de ver a un león hambriento. El instinto de supervivencia se activa y lo que nuestra mente intenta es luchar o huir. Mantener este nivel durante mucho tiempo hará que nuestra salud se resienta, en mi caso sufrí terribles dolores de cabeza hasta que logré bajar el nivel de estrés.

“No estimes el dinero en más ni en menos de lo que vale, porque es un buen siervo y un mal amo” (Alejandro Dumas)

Saber cómo eres te ayudará a saber cómo actuar

Cuando tengo un problema, mi máxima es buscar la raíz y desde ese punto empiezo a trabajar en la solución. ¿Qué está causando el problema? De nada me servirá poner tiritas si no sé cómo puedo curar la herida.

Conocernos es básico, saber cómo actuamos y por qué actuamos así. Como ya he comentado en otro post saber cómo funciona el cerebro es de gran ayuda a la hora de cambiar hábitos o fijar nuevas pautas de conducta.

  • ¿Por qué te estresas?
  • ¿Qué puedes hacer para bajar el nivel de estrés?
  • ¿Cómo puedes activarte cuando estás desmotivado?
  • ¿Cómo puedes ser más eficiente y ahorrar tiempo?

A continuación te cuento lo que a mi me funciona. Ten en cuenta que no hay fórmulas mágicas porque cada uno somos un mundo y de lo que se trata es de experimentar.

“Tiempo es la medida del movimiento entre dos instantes” (Aristóteles)

7 Trucos que me ayudan a organizarme

1.- Hago listas de tareas pendientes

Las listas contribuyen a que mantenga mi memoria de trabajo despejada para hacer otras tareas o tomar decisiones. Me explico, la memoria de trabajo es como la memoria RAM del ordenador, un espacio en el que trabajas con varias tareas al mismo tiempo. Esta memoria es limitada y si te pasas abriendo tareas el procesador empezará a utilizar el disco duro para suplir el exceso de trabajo. El disco duro va a trabajar demasiado y si repites con frecuencia esta operación te puede pasar como a mí, que el disco duro de mi portátil dejó de funcionar y tuve que comprar uno nuevo.

En nuestro cerebro la memoria RAM se llama córtex prefrontal y está situado en la parte de delante del cerebro (la frente). A diferencia del ordenador, lo que nos pasa a las personas cuando el cortex prefrontal está sobrecargado con demasiadas tareas es que nos estresamos, somos menos eficientes y tomamos peores decisiones.

Una forma de descargar la memoria de trabajo es plasmar sobre papel aquello que tenemos que recordar y dejar la mente despejada para concentrarnos en otras tareas, lo que yo llamo “hacer listas”.

Vamos a verlo con un ejemplo:

Julio 2013

  • 8 Lunes, recoger el traje del tinte
  • 9 Martes, abrir nueva cuenta en el banco X y pedir tarjeta VISA
  • 10 Miércoles, 14:30 ir a ver Rosa, la madre de Ana, está en el hospital…
  • 12 Viernes, 10:00 Cita dentista, llevar radiografía
  • 13 Sábado, lista compra, añadir pasta de dientes
  • 15 Lunes, visitar taller, ¿cuánto cuesta reparar el aire acondicionado?
  • 15 Lunes, 12:00 tomar un café con Luis, asunto…
  • 16 Martes comprar regalo para María
  • 17 Miércoles, cumpleaños María cena 20:30 en su casa

Una sencilla lista de tareas pendientes. ¿Tú crees que merece la pena mantener la mente ocupada recordando todo esto cuando puedes utilizar una fuente externa para consultar?

Con el tiempo encontrarás el mejor sistema para hacer tus listas de forma que te resulten prácticas. Cada uno tenemos una forma de marcar las prioridades y ver rápidamente los temas importantes. Yo suelo renovar mi lista cuando he tachado varias tareas y no puedo ordenar cómodamente otras nuevas. Bolígrafo y papel son mis herramientas favoritas, pero quizás a ti te resulta más práctico hacer las anotaciones en tu iPhone. No hay nada como tener muchas opciones para que cada uno elija la herramienta que le resulte más práctica. Lo importante es tener a mano la lista para consultarla cuando lo necesites, o no te servirá de mucha ayuda.

¿Tienes un plan para tu vida?

2.- Escucho a mi reloj biológico

¿Eres búho o alondra? Yo soy alondra, mucho más energética a las 7 de la mañana que a las 10 de la noche. El reloj biológico de los búhos funciona exactamente al revés, prefieren relajarse por la mañana y su púnto álgido de energía está al caer la tarde.

Si planificas hacer las tareas más complicadas cuando tienes más energía serás más eficiente.

Además según la neurociencia, después de haber tomado una decisión importante es aconsejable no tomar más decisiones porque no serán eficientes. Y es que la cantidad de energía que consume el tomar una decisión crucial como puede ser comprarse una casa, nos dejará sin energía suficiente como para tomar otra decisión importante de forma eficiente.

3.- Simplifico

El mundo está lleno de complicadores obsesivos. Esta frase la leí en un libro muy interesante que me enseñó a simplificar mi vida, yo también me complicaba demasiado y fue de gran ayuda. Aprender a no dejarte llevar por los complicadores obsesivos que tienes a tu alrededor es la segunda tarea. Hay gente que se empeña en resolverle la vida a los demás cuando su casa está por barrer, como decían antiguamente por mi tierra.

Siento no poder hacer referencia al libro porque hace mucho tiempo de esto, pero te dejo como aperitivo el blog de Fátima Abril en el que expresa de forma sencilla y clara cómo nos complicamos la vida sin ser conscientes de ello.

Cuando simplificas te sientes un poco más libre de las ataduras que tú mismo te has creado.

En cuanto a las tareas complicadas conviene fragmentarlas en pequeños objetivos alcanzables. De esta forma convertiremos el abismo en una serie de pequeños peldaños que podremos abordar con mayor facilidad. En el caso de tener que tomar una decisión, la neurociencia dice que si reduces tus opciones a 4 tu decisión será más eficiente. ¿Por qué no probar la próxima vez?

4.- Agrupo tareas similares

Estudios realizados con ejecutivos han demostrado que realizar todas las tareas similares a la vez aumenta la eficiencia. Todo lo que funciona para un negocio puedes aplicarlo a tu vida con el mismo éxito, y si no me crees mira estos ejemplos:

– Desviar el teléfono al contestador para concentrarte durante 1 hora en un proyecto o tarea.
– Hacer todas las llamadas de 11 a 12.
– Anotar compras y visitas que tienes que hacer. Planifica el recorrido antes de salir y cuando vuelvas habrás completado la lista.

Los imprevistos son parte de la vida, ten presente que a veces no es posible cumplir al 100% con las previsiones. Eso no te impedirá cumplir con la mayor parte de tus objetivos programados para el día.

5.- Soy consciente de mis emociones

Encendida la emoción se desactiva la razón. Y es que las emociones juegan un papel muy importante en nuestra vida. Lo ideal sería aprender como manejarlas cuando somos niños, pero la educación no las tiene en cuenta y cuando somos adultos a veces no sabemos muy bien cómo utilizarlas de forma positiva.

¿Qué tienen las emociones que ver con ser eficiente? Pues mucho, mira estos ejemplos:

1.- Una emoción positiva, como puede ser una venta exitosa, nos hará trabajar con mayor eficiencia por un período corto de tiempo. Las emociones positivas duran poco.

2.- Una emoción negativa, por ejemplo si alguien critica nuestros zapatos, hará que trabajemos peor durante un largo período de tiempo. Las emociones negativas se pegan a nuestros pensamientos como una lapa y nos hacen sentir mal durante horas, días e incluso semanas. El círculo vicioso EMOCIÓN NEGATIVA-INEFICIENCIA se repetirá hasta el infinito si no le ponemos freno.

Para que no te dominen lo mejor es conocerlas, sobre todo las emociones negativas de enfado, odio, etc.

Molesto, furioso, irritado, enfadado, frustrado … nervioso, agitado, ansioso, tenso, temeroso, estresado … disgustado, triste, desilusionado, deprimido, abatido, infeliz …

Cuando estás mal, intenta descubrir qué emoción te está afectando. Ponerle nombre hará que la emoción baje de intensidad, y eso nos interesa mucho porque dejará de bloquearnos.

Otra forma de frenar su efecto es anticiparse a ellas, por ejemplo saber que voy a enfadarme mucho si Carlos (al que no soporto) viene a mi casa, hará que cuando vea a Carlos no me enfade tanto como lo haría si no lo he previsto.

Manejar adecuadamente las emociones hará que trabajes de forma más efectiva.

Aquí tienes un catálogo detallado de algunas de ellas.
(Si consigo un catálogo completo lo añadiré posteriormente con una referencia en Twitter y Facebook para los interesados)

 

6.- Conozco mi nivel óptimo de estrés

Sólo tú conoces tu óptimo nivel de estrés, la presión que necesitas para ser eficiente sin llegar al máximo nivel de alerta.

Si estás desmotivado puedes elevar tu nivel de estrés haciendo algo que te guste mucho, ver un programa de humor, contar tu proyecto a un amigo, caminar o hacer deporte.

Si por el contrario estás muy estresado, una forma de disminuir tu nivel de estrés es plasmar en papel tus preocupaciones para liberar la memoria de trabajo (córtex prefrontal), salir a caminar o hacer deporte, escuchar música o hacer algo que te guste y no requiera mucha concentración.

7.- Soy flexible

A veces nos cerramos a otras opciones porque pensamos que nuestras ideas son mejores que las de los demás. Cuando abres tu mente y consideras otros puntos de vista te conectas con el mundo y eso abre nuevos caminos de exploración que pueden desembocar en experiencias muy interesantes.

Si el coche sufre una avería la opción de ir caminando puede ser reconfortante, si habías planeado hacer una paella y no tienes arroz quizás puedas hacer un exquisito plato con pasta, si no puedes ir de vacaciones a la isla paradisíaca que te hacía tanta ilusión igual puedes visitar el país que tienes al lado, o la ciudad y… ¿Se te ocurren ejemplos aplicables a tu caso?

* * *

El tema es tan apasionante que podría pasarme días escribiendo. Sin embargo no creo que fuese capaz de explicarlo tan bien como lo hace Estanislao Bachrach, un biólogo molecular argentino, experto en neurociencia y conocimiento del cerebro. Para escribir este artículo me he basado en experiencias personales y además me he apoyado en su charla sobre la neurociencia y el funcionamiento del cerebro.

Si tienes interés en conocer todos los detalles aquí te dejo el vídeo del evento celebrado en el Centro de Innovación de BBVA en Madrid. Con una duración de 1 hora y 30 minutos, puedes disfrutar de sus explicaciones muy bien acompañadas con diapositivas descriptivas. Merece la pena por todo el contenido científico que ofrece.

Recuerda que la base de todo progreso empieza por conocerse a uno mismo. Las nuevas tecnologías y la ciencia nos ofrecen todo tipo de recursos para investigar por nuestra cuenta y saber más. El último paso es utilizar las herramientas adecuadas para cambiar aquello con lo que no estamos muy satisfechos, probar con trucos que le funcionan a otros y diseñar nuestras propias estrategias de cambio para conseguir nuestro objetivo.

Otros recursos:

Dos infografías muy interesantes de Emprende Pymes sobre 10 grandes ladrones de tiempo y 13 consejos para reuniones efectivas (ambas en inglés).

Como gestiono mi tiempo de Martín Varsavsky. Es interesante saber cómo se organizan otras personas, quizás a ti su método no te valga pero te dará ideas que podrás aplicar a tu caso.

Agustí Brañas en su post Mi pescadero: ¿Community manager 1.0? hace referencia a las habilidades del comercio tradicional. Aprovechando su post me gustaría partir una lanza en favor de todas aquellas tiendas de barrio que nos alegran las calles y están pasando por un momento difícil con el auge de las grandes superficies. Es cierto que no pueden competir en precio pero ofreciendo al cliente algo diferente estoy segura que saldrán adelante. Ánimo.

José Francisco Ruíz en La Regla 80/20 y el Coste de Oportunidad se refiere a concentrarse en lo importante en los negocios. Aplícalo a tu vida y notarás la diferencia.

* * *

Muchas gracias por llegar hasta aquí, me conformaría con saber que has disfrutado leyendo la mitad de lo que lo he hecho yo escribiendo, porque eso ya sería mucho. Aquí estaré la semana próxima con una tentadora aventura, no te la pierdas, te vas a chupar los dedos.

Especialmente dedicado a mis lectores varones, porque la cocina ha dejado de ser zona exclusiva femenina.

¡Atrévete a sorprender a alguien especial!

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Acerca de Little Squirrel

Dinámica y creativa. Necesito hacer mil cosas para sentirme viva. Mis momentos mágicos se encuentran entre las "pequeñas cosas". A veces en la vida hay que luchar e insistir. En otras ocasiones lo mejor es tener paciencia y aceptar. La clave está en saber diferenciar cuándo aplicar cada una y ser flexible para actuar en consecuencia.
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